Autor: Hayslam Nicacio
Técnica de produtividade para vencer a procrastinação
“Se seu trabalho é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã.”
“A maioria das pessoas superestima o que pode fazer em um ano e subestima o que pode realizar em uma década.”
Essa famosa frase de sabedoria (frequentemente atribuída a Bill Gates) também se aplica a períodos de tempo mais curtos. Tendemos a superestimar o que podemos fazer em um dia, mas subestimamos o que podemos realizar em um ano.
Como lidamos com essa peculiaridade da psicologia humana? Como fazemos progressos consistentes em direção aos nossos maiores objetivos sem nos atolarmos diariamente em listas de tarefas excessivamente otimistas? Como superamos a resistência mental que acompanha grandes metas e simplesmente começamos o que precisa ser feito?
A resposta é um método de produtividade incrivelmente simples e com um nome inesquecível: Eat The Frog (Coma o Sapo).
Eat The Frog é perfeito para quem:
• Luta contra a procrastinação
• Faz muitas coisas, mas não avança no que é importante
• Tem dificuldade em seguir um sistema de produtividade
• Tem problemas para decidir no que trabalhar em um determinado momento
• Sente-se sobrecarregado com sua lista de tarefas
O que é “Eat The Frog”?
“Se seu trabalho é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se seu trabalho é comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”
O consultor de produtividade Brian Tracy batizou o método “Eat The Frog” (Coma o Sapo) com base nesse conselho franco de Mark Twain. Embora haja mais poder e nuances nesse método do que parece, tudo se resume a isso: identifique uma tarefa importante do dia e faça-a primeiro.
Neste ponto, você pode estar pensando: “UMA TAREFA? VOCÊ ESTÁ LOUCO? EU TENHO DEZENAS DE COISAS PARA FAZER TODOS OS DIAS. EU NÃO POSSO FAZER APENAS UMA COISA!”
Calma. Se você se sente empurrado para mil direções e sobrecarregado pelo número de tarefas que tem para fazer diariamente, eu diria que esse método será ainda mais poderoso para você. Não é que você vai cruzar os braços e dar o dia por encerrado depois de comer seu sapo. Você ainda vai trabalhar em outras coisas, mas sua tarefa mais importante (geralmente a mais difícil, que exige mais energia e foco) será priorizada antes que todas aquelas tarefas menos importantes, porém mais urgentes, atrapalhem. Por exemplo, o fundador e CEO da Doist costuma marcar 15 a 20 tarefas como concluídas em um dia, mas define como meta completar pelo menos uma tarefa de alto impacto diariamente.
É claro que você sempre pode fazer experiências para descobrir o número exato de tarefas que pode concluir em um dia para produzir o maior impacto. Por exemplo, o fundador e CEO da Doist, Amir Salihefendić, risca rotineiramente entre 15 e 25 tarefas de sua lista em um dia, graças ao método Systemist. No entanto, ele mira na conclusão de pelo menos uma tarefa de alto impacto por dia. O método Agile Results exige três tarefas por dia e o método Ivy Lee exige seis. Eu incentivaria você a experimentar a versão mais extrema – ou simples – primeiro. Há algo no hiperfoco em apenas uma tarefa que, na minha opinião, torna esse método bem eficaz.
Por que “Eat The Frog” funciona?
Aqui estão os motivos pelos quais “Eat The Frog” deve estar no arsenal de produtividade de todos, mesmo que você já use outro método, como bloqueio de tempo ou a técnica Pomodoro:
Promove um hábito de trabalho profundo
O trabalho mais valioso na economia do conhecimento atual é quase invariavelmente aquele que exige que todos os seus recursos mentais estejam focados em uma coisa – pense em tarefas cognitivamente exigentes, como codificar, projetar, escrever, criar estratégias e resolver problemas. No entanto, o ambiente de trabalho moderno não é projetado para apoiar esse tipo de “trabalho profundo” sem distrações (uma frase cunhada pelo professor de ciência da computação Cal Newport). Somos distraídos por tantos e-mails, reuniões, mensagens de chat e solicitações de opinião que não temos tempo ou espaço para focar em nossas tarefas de maior impacto.
“Eat The Frog” exige que resistamos a todas essas distrações – tanto externas (outros nos interrompendo) quanto internas (nós mesmos nos interrompendo) – e priorizemos as ações que realmente nos aproximarão de nossos objetivos.
Garante que você está definindo sua própria agenda
Muitas vezes, a primeira coisa que fazemos quando nos sentamos para trabalhar é verificar nossos e-mails e mensagens recebidas. E-mails e ferramentas de mensagens instantâneas nos colocam em modo reativo – assim que começamos a responder, cedemos nosso tempo e atenção ao que outras pessoas querem ou precisam que façamos. Esse tipo de priorização reativa pode rapidamente dominar seu dia de trabalho. Em contraste, “Eat The Frog” pede que você coloque sua agenda em primeiro lugar, antes que outras solicitações apareçam para descarrilar seu dia.
Prepara você para vencer
Como falamos no início deste texto, é da natureza humana superestimar o que podemos fazer em um dia, mesmo quando sabemos que provavelmente estamos superestimando. É por isso que os sistemas de produtividade muitas vezes acabam nos fazendo sentir como se estivéssemos constantemente atrasados e que não conseguimos manter o ritmo. Quando nos sentimos mal, é mais provável que evitemos o que está nos fazendo sentir mal em favor de coisas que melhoram nosso humor no momento (ou seja, procrastinação).
Em contraste, “Eat The Frog” força você a focar em menos, mesmo quando você sabe que pode fazer mais. Qualquer dia em que você come seu sapo é um bom dia. Além disso, seguir o método significa que você estará progredindo em algo significativo diariamente. Estudos mostram que esse tipo de progresso é um motivador chave e um preditor de felicidade e engajamento no trabalho, e pode levar a um ciclo virtuoso de realização. Nós nos sentimos bem quando cumprimos o que pretendíamos fazer, o que, por sua vez, facilita continuar fazendo isso. Quando você experimenta uma vitória logo pela manhã, é mais provável que crie impulso e boas vibrações para levar você pelo resto do dia de trabalho.
Aproveita ao máximo suas melhores horas de trabalho
Todos sabemos intuitivamente que nem todas as horas de trabalho são iguais. A primeira hora da manhã, quando sua energia e força de vontade estão altas, é muito mais produtiva do que a hora após o almoço, quando tudo o que você quer é deitar e tirar uma soneca. “Eat The Frog” garante que você esteja usando suas melhores horas para fazer seu trabalho mais mentalmente desgastante e deixa tarefas menos importantes para momentos em que você já esgotou sua energia mental do dia.
É extremamente simples e infinitamente flexível
Embora haja benefícios em métodos mais complexos e abrangentes, como “Getting Things Done” (A Arte de Fazer Acontecer), mantê-los pode acabar se tornando apenas mais uma tarefa em sua lista de afazeres que você não está conseguindo realizar. “Eat The Frog” é um método simples que qualquer pessoa pode adotar a qualquer momento, exigindo muito pouco tempo ou recursos mentais. E é quase universalmente aplicável. Não importa seu trabalho, objetivos ou circunstâncias, todos nós temos que lidar com nosso tempo e energia limitados. “Eat The Frog” é uma maneira simples, mas eficaz, de garantir que você está progredindo em algo significativo todos os dias.
Dicas para comer seus sapos
“Eat The Frog” é simples e direto, mas há algumas dicas que ajudarão você a aplicar o método de forma consistente e bem-sucedida:
Decida qual é o seu sapo
Também conhecido como sua “Tarefa Mais Importante” (TMI). Essa tarefa geralmente é importante, mas não urgente. O tipo de tarefa difícil que cria muita resistência mental e, consequentemente, procrastinação, se você não reservar tempo intencionalmente para ela. Você provavelmente já sabe de qual tarefa estou falando.
Escolha algo que você possa concluir em 1 a 4 horas
Seu sapo deve levar no máximo meio dia de trabalho. Uma tarefa claramente definida e realista facilitará o início e evitará a procrastinação. Marcá-la como concluída antes do almoço lhe dará uma vitória concreta e um impulso de endorfina para levar você pelo resto do dia.
Divida-a em etapas menores, se necessário
Se o seu sapo levar mais de meio dia, divida-o em etapas menores que levarão 4 horas ou menos. A próxima ação concreta dessa lista será seu novo sapo. Por exemplo, para concluir a tarefa “Escrever o TCC”, seu sapo de hoje pode ser “Fazer pesquisa bibliográfica”.
Resista à tentação de planejar com antecedência
Assim que você começar a dividir suas grandes tarefas, pode ficar tentado a agendar seus sapos para a semana inteira ou várias semanas. Não faça isso! Prever tarefas com precisão no futuro é quase impossível e só fará com que você fique atrasado. Um dos benefícios de “Eat The Frog” é que você começa renovado com um foco único a cada manhã. Identifique e enfrente seus sapos um dia de cada vez.
Prepare seu sapo na noite anterior
Ok, então você deve planejar com um pouco de antecedência. Na noite anterior, você está perto o suficiente para planejar com precisão, mas ainda distante o suficiente para não sentir muita resistência mental.
A fundadora do Lifehacker e empreendedora em série Gina Trapani recomenda preparar tudo o que você precisa para começar o planejamento da TMI do dia seguinte antes de sair do trabalho, no final do dia. Por exemplo, hoje meu sapo era terminar o primeiro rascunho deste guia. Ontem, antes de fechar meu computador no final do dia de trabalho, fechei todas as outras abas e aplicativos, mas deixei meu documento de pesquisa e esboço do Word aberto em modo “Foco” em tela cheia, para que fosse a primeira e única coisa que eu visse ao me sentar para trabalhar esta manhã.
Não é um método infalível para se manter no caminho, mas fornece um lembrete poderoso do que você deveria estar trabalhando e diminui as chances de você se distrair procurando o aplicativo, e-mail, documento, site ou qualquer outra coisa que precise para começar.
Coma seu sapo logo de manhã
Qualquer que seja o seu sapo do dia, faça-o assim que se sentar para trabalhar. Se possível, não marque reuniões. Não atualize o Instagram. Não verifique seu e-mail. Nem pense em todas as outras coisas menos importantes que você terá que fazer mais tarde. Concentre toda a sua energia mental no seu sapo e apenas no seu sapo.
Não é uma pessoa matutina? Não jogue o girino fora com a água do pântano. Os mesmos princípios de hiperpriorização podem ser aplicados a qualquer hora do dia em que você se sentir mais energizado, focado e produtivo. O objetivo é aproveitar ao máximo suas melhores horas de trabalho, seja às 8h ou às 20h. Quando essa hora chegar, faça sua tarefa mais importante primeiro.
Conclusão
Quando se trata de métodos de produtividade, é tentador optar por fluxos de trabalho mais complexos e ignorar os mais simples. No entanto, os métodos mais eficazes são aqueles que podemos manter quando estamos com pouca energia e recorrer quando nos vemos voltando a maus hábitos.
Seja para superar a procrastinação ou trazer mais foco e intenção ao seu dia de trabalho, “Eat The Frog” é uma ferramenta aparentemente simples, mas poderosa, para ajudá-lo a chegar lá.
